Систему оповещения можно сделать с привлечением сил участников. Подглядел на мероприятии Веломании. Заранее (в нашем случае - можно хоть за пол-года) объявляются официальная и запасная частоты из не лицензируемого радиолюбительского диапазона (PMR или LPD). У многих есть рации (желающие, при информировании заранее, смогут приобрести). Получится так: рации, настроенные на одну частоту и включённые на полную громкость висят на поясах и шеях участников, лежат в палатках и на столах в лагерях. Заранее строго оговорить, что вещание на частоте разрешается ТОЛЬКО оргам, без исключений. Получается, что информацию довольно хорошо слышно если не всем, то подавляющему большинству. Те, у кого нет раций, слышат звук от соседей. Начинать вещание после долгих пауз лучше с какого-либо яркого громкого звука. Для этих целей можно использовать функцию рации "roger beep" (сигнал окончания передачи) - перед самим вещанием инфы три раза нажать-отпустить тангенту. В эфире получится что-то типа громкого "пилим-пилим-пилим". Все навострят уши, и вот. Практически бесплатный способ.